CATERINGBELEVING VERGT DOORDACHTE AANPAK

Aandachtspunten en stelregels noodzakelijk voor vlot verloop

De catering op evenementen speelt in veel gevallen een primordiale rol en wordt vaak als het ultieme visitekaartje bestempeld op events. Onnodige flaters begaan binnen deze post dient met stip vermeden te worden. De diensten van een geschikte cateraar laten zich immers niet beoordelen door een simpele prijsvergelijking of een aantrekkelijke website en brochure.

AANTALLEN BEPALEN BIJ AANVANG

De exacte aantallen doorgeven bij aanvang van het communicatieproces met de cateraar is geen makkelijke opdracht. Aan te raden is om van een lager aantal uit te gaan dan verwacht, maar ook om hierin realistisch te blijven. Bijbestellen in beperkte mate is immers makkelijker dan afbestellen om onnodige kosten te vermijden, tenzij opgegeven deadlines door de cateraar gerespecteerd blijven. Dat geldt uiteraard voor de f&b en niet voor alle overige middelen. Laat de cateraar hier ook een adviserende rol in spelen en maak duidelijk hoe de aantallen bepaald worden en de gewenste doelgroep bereikt wordt.

Graadmeter in aantallen

Niets is zo vervelend om veel eten weg te moeten gooien of omgekeerd onvoldoende te kunnen aanbieden. De cateraar zal steeds een suggestie doen, maar voor sommige zaken kan uitgegaan worden van 'algemeen aanvaarde' gemiddelden. Veel is afhankelijk van het 'eetmoment' van de gasten. We zetten alvast enkele zaken op een rijtje.

• Ontvangst koffie/thee: twee kopjes per persoon

• Eerste uur van event: drie consumpties per persoon

• Vervolg event: twee consumpties per persoon

• Wijnen tijdens diner: 1,5 glas per gang per persoon

• Bittergarnituur: vijf hapjes per persoon bij receptie of 8 à 10 hapjes bij feestavond

Bedienend personeel

Prijsoffertes vergelijken kan eenvoudig lijken, maar dat is niet altijd het geval. Verschillende factoren spelen hierin een rol, waarbij de personeelskost met stip bovenaan op de checklist staat. Niet elke cateraar hanteert echter dezelfde aantallen in bedienend personeel en dat maakt de totaalsom wel eens zichtbaar verschillend. Een doorslaggevend element voor de organisator? Soms wel, maar dan blijft de vraag of dezelfde service gegarandeerd kan worden. Ga als organisator alvast uit van de volgende kengetallen als basis naar bedienend personeel toe (licht afwijkend per cateraar):

• Bediening serveren dranken: 1 persoon op 35 gasten

• Bedieningen dranken en eten:1 persoon op 25 gasten

• Bediening dranken en diner:1 persoon op 15 gasten

• Bediening uitsluitend bar:1 persoon op 50 gasten

Bij gala- en vipdiners kan tevens bepaald worden om in functie van het aantal tafels te werken, m.a.w. 1 kelner per tafel van acht tot tien genodigden. Daarnaast worden afhankelijk van de grootte van de happening partymanagers, toiletdames, beveiligingsmedewerkers en hostesses ingezet. Voor de berekening van de personeelskosten bestaan verschillende manieren. Het is belangrijk om weten of de uurtarieven zijn gebaseerd op een flat-fee tarief of niet. Bij flat-fee tarieven zijn de reiskosten en reisuren in de prijs inbegrepen.