EVENTCATERING VEREIST GOEDE ONDERSTEUNING

Besteed voldoende aandacht aan overleg en briefing

Catering is en blijft nu eenmaal een cruciaal onderdeel van een event. Naast het functionele aspect is catering de ideale createur van beleving en genot van alle zintuigen. Als dit onderdeel niet goed georganiseerd is, dan is het event moeilijk een succes te noemen. De meeste aandachtspunten worden uit gewoonte ingevuld, maar is het verwachtingspatroon voldoende op elkaar afgestemd? Zijn de nodige logistieke maatregelen genomen en gecontroleerd? Wij maken alvast een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten voor de organisator.

OPEN TO-THE-POINT-COMMUNICATIE

Een event is vaak een expressie van gevoelens en emoties. Hoewel events vaak een zakelijk karakter hebben, gaan alle betrokken partijen er alles aan doen om de gasten een hartelijk gevoel te geven. Catering blijft hierin een cruciale rol spelen. Om harmonie te creëren, is reeds vanaf offerteaanvraag een duidelijke en open communicatie noodzakelijk.

LOGISTIEKE ACTIES

Algemene toegankelijkheid en infrastructuur

• Over hoeveel verdiepingen wordt het event gespreid?

• Is er een lift aanwezig? Indien ja, zijn de afmetingen compatibel voor materiaalkarren?

• Dient bedienend personeel gebruik te maken van trappen?

• Wat is de afstand tussen ingang en eigenlijke keuken en keuken en verbruikszaal?

Algemene nutsvoorzieningen

• Krachtstroom voor installatie van keukentoestellen, die vaak veel verbruiken, wordt systematisch onderschat. Een extra stroomgenerator kan steeds ingezet worden, hoewel hier een kostenplaatje aan verbonden is.

• Stromend drinkbaar water en afvoer voor de keuken en het daaraan gekoppelde hygiëneplan is zeer belangrijk.

• Indien gas een noodzaak is voor de cateraar, dient de organisator voldoende navraag te doen bij de locatieverantwoordelijke en hiervoor schriftelijke goedkeuring te krijgen.

• Controleer ook zeker de afzuiging. Niets is zo onaangenaam als verspreiding van ongewenste geuren in de verbruikszaal.

Werkruimte voor catering crew

• Een overdekte en bij voorkeur afgesloten ruimte om de nodige voorbereidingen te treffen, wordt vaak over het hoofd gezien door de organisator.

• Om een goede opzet en doorstroom te kunnen hanteren, kunnen we stellen: 100 m² werkruimte (incl. logistieke zone) voor 100 gasten, 150 m² voor 500 gasten en 200 m² voor 1.000 gasten.

Inplanting van zaal en buffetten

• Er dient voldoende gangpad voorzien te zijn voor het bedienend personeel.

• De afstand tussen werkruimte en eigenlijke verbruikszaal is bij voorkeur zo beperkt mogelijk.

• Bij een walking dinner moet de cateraar vooraf een duidelijke inplanting van de zaal verkrijgen.

• Buffetten dienen in de onmiddellijke buurt van de werkruimte opgesteld te worden.

• Aansluitingspunten voor gas en elektriciteit moeten in de zaal zelf aanwezig zijn.

ENKELE PRAKTISCHE ZAKEN

• Betrek de cateraar zo goed mogelijk bij het geheel.

• Stel één verantwoordelijke aan bij wie de cateraar met alle vragen en antwoorden terechtkan.

• Licht het programma van het event kort toe.

• Informeer de cateraar tevens tijdig over het exacte aantal gasten.

• Vraag vooraf na of er vegetarische of speciale maaltijden voorzien moeten worden.

• Vergeet tevens niet te melden of er staffcatering voorzien moet worden en hoeveel.