“AFHANKELIJK VAN DE DOELSTELLING BEPAAL JE DE LOCATIE”

GESPREK MET SPECIALIST IN LOCATIEKEUZES EN CONTRACTONDERHANDELINGEN

HelmsBriscoe verzorgt voor haar klanten het volledige meeting-planningproces. Het werd in 1992 opgericht door Roger Helms en Bill Briscoe, heeft haar hoofdkantoor in Scottsdale (Arizona, VS), opereert vandaag in 55 landen en boekt jaarlijks meetings in meer dan 100 landen wereldwijd. Alle 1.400 collega’s zijn zelfstandigen. Het bedrijf weet dan ook als geen ander hoe je op zoek moet naar de beste locatie voor je meeting of event.

GAT IN DE MARKT VULLEN

Zowel Helms als Briscoe hadden werkervaring opgedaan in de hotelsector, maar merkten plots dat ze niet meer aan alle eisen van bepaalde klanten konden voldoen. Het gat in de markt moest worden gevuld met een nieuw type speler: HelmsBriscoe bemiddelt immers tussen klant en venue/hotel. Alle associates hebben gemiddeld 12 jaar ervaring in de hotelsector of meetingplanningindustrie. Wij hadden een gesprek met Managing Director Joris Eyck, verantwoordelijk voor de Benelux: “HelmsBriscoe is niet gebonden aan de hotelindustrie”, wil hij graag verduidelijken. “Onze topprioriteit is de wens van de klant.”

Joris Eyck:

“Na onze vragenronde veranderen
organisatoren soms nog van locatie”

VAN AANVRAAG TOT CONTRACT

Hoe gaat HelmsBriscoe precies te werk? En hoe kunnen associaties of bedrijven zich daaraan spiegelen als ze op zoek zijn naar een geschikte locatie?

Joris Eyck: “Je moet eerst heel goed weten wat de noden zijn van je bedrijf en de doelstelling van het event. Wij merken ook dat de klant meestal nog niet alle vragen voor zichzelf heeft beantwoord. Wat is het doel van mijn meeting? Moet ons salesteam gemotiveerd worden? Tonen we ons nieuwste product aan een internationaal publiek? Vervolgens, waar komen de deelnemers vandaan? Willen ze eventueel overstappen voor een tweede vlucht? Wie gaat de kamers betalen? Het is belangrijk dat je de antwoorden op deze specifieke vragen op voorhand weet, ook de hotels of venues zullen daarnaar vragen. Welk type zaalopstelling wil ik? Het antwoord hierop bepaalt ook welke venue je zal kiezen. Je moet immers minstens 1m²/per persoon voor theaterstijl voorzien en 2m²/per persoon voor een klasopstelling. Zeker 80% van onze associates komt uit de hotelindustrie en werd al meermaals met deze vragen geconfronteerd, maar dan bekeken vanuit het standpunt van de aanbodzijde. Opvallend is ook dat associaties meestal wel goed weten wat ze willen, terwijl corporates na onze eerste kennismaking en vragenronde soms nog veranderen van locatie en zelfs van aantal deelnemers.”

Eenmaal die vragen beantwoord zijn, waar moeten onze lezers dan rekening mee houden?

“Vervolgens kan je enkele RFP’s (Request For Proposals) versturen en moet je de verschillende kandidaat venues/hotels evalueren en een selectie maken. Daarna moet je het hele proces verder op de voet opvolgen tot er finaal een contract wordt getekend. Na de kwalificatie van de aanvraag is het dus zaak om die zo snel mogelijk uit te sturen naar potentiële locaties. Finaal stel je dan een shortlist op van potentiële hotels/venues en wordt een contract onderhandeld. Als er dan toch nog een site-inspectie georganiseerd moet worden, kan je eventueel contact opnemen met het plaatselijke CVB (Convention Bureau) of de lokale DMC (Destination Management Company). Die laatste is vooral interessant voor internationale klanten.”

CONTRACTEN MET CLAUSULES

Jullie kunnen, als derde partij, mee helpen bij de opstelling van het contract en de bepaling van de clausules?

“Vast en zeker. Wij sturen onze klant het contract door van het hotel of de venue. We zetten onze onderhandelingskracht specifiek in bij de contractonderhandeling met betrekking tot wat echt belangrijk is voor de klant en om de organisatie maximaal te beschermen. Wat zijn de annuleringsvoorwaarden voor gehele of gedeeltelijke annulatie, wat kan er nog verminderd worden, hoeveel moet er vooruit betaald worden? We laten ook nog een aantal clausules opnemen om zowel de klant als het hotel of de venue te beschermen. Ook bedrijven die sterk genoeg in hun onderhandelingsschoenen staan, kunnen hier best rekening mee houden.”

Welke soorten clausules zijn er zoal?

“Ten eerste heb je de clausule ‘overmacht’. Je hoeft maar de IJslandse vulkaan Eyjafjallajökull te benoemen en de klant verstaat meteen dat hij die clausule moet laten opnemen. Hetzelfde geldt voor een staking van luchtverkeersbegeleiders. Wij zorgen ervoor dat dit in de algemene voorwaarden van het contract met het hotel terechtkomt.

Ten tweede is er de ‘resell’ clausule, en die beschermt de aanbodzijde. Op een moment dat de klant meer annuleert dan noodzakelijk is of dat ze mogen per contract, gaan wij de verloren ruimtes doorverkopen aan een andere klant.

Er is ook de ‘renovatieclausule’, die vooral van belang is wanneer er lang op voorhand geboekt wordt. Daarin staat dat dergelijke werkzaamheden niet mogen plaatsvinden tijdens onze conferentie.

Tot slot is er de ‘walking’ clausule. ‘Walking’ in deze sector betekent ‘uitboeken’ of ‘overboeken’. Wij willen niet dat een van onze deelnemers naar een ander hotel wordt gestuurd. Doet een hotel dit toch, dan zijn de kosten voor deze herlocatie (inclusief transport) voor haar rekening.”

UNIEKE ERVARINGEN

Wat hebt u de voorbije jaren zoal zien veranderen in deze industrie, vooral dan in de wensen van de eindklant?

“De millennials, grofweg geboren tussen 1980 en 2000, worden meer en meer onze rechtstreekse klanten en zij willen unieke belevingen meemaken. Dit is de generatie die groot geworden is met razendsnelle technologische veranderingen en die (r)evolutie zien we ook terugkomen in de aanvragen. Niet alleen venues en onafhankelijke hotels hebben daarop ingespeeld – die hebben zich bovendien versterkt in onafhankelijke associaties of groeperingen (bv. Brussels Special Venues) – ook meer en meer hotelketens beseften dat ze wel moesten mee evolueren. Daarbij komt dat ook de generaties X en Y al eens iets anders willen. Heel veel klanten blijven trouwens belang hechten aan het bij elkaar brengen van mensen om inspiratie op te doen. Dat gebeurt ook meer en meer ‘op den buiten’, in volle natuur. Secundaire congresbureaus (van landelijke regio’s of kleinere, secundaire steden) worden opgericht om die locaties te promoten.”